Положеня про відділ

П О Л О Ж Е Н Н Я
про загальний відділ виконкому Металургійної районної у місті ради

І. ЗАГАЛЬНІ  ПОЛОЖЕННЯ

         1.1. Загальний відділ виконкому районної у місті ради (далі – відділ) є структурним підрозділом виконкому районної у місті ради, утворюється районною у місті радою у межах затвердженої нею структури і загальної чисельності, їй підзвітний і підконтрольний, підпорядковується виконавчому комітету і безпосередньо керуючому справами виконкому районної у місті ради.

        1.2.   Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, "Про звернення громадян", "Про безоплатну правову допомогу", "Про доступ до публічної інформації", "Про інформацію", "Про адміністративні послуги", іншими постановами Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями міського голови, рішеннями міської ради, виконкому міської ради, районної у місті ради та виконавчого комітету, в межах делегованих повноважень, Інструкцією з діловодства в органах місцевого самоврядування, Регламентом районної у місті ради, Регламентом виконкому районної у місті ради та цим Положенням та іншими нормативно-правовими документами.

         1.3. Загальний відділ має печатку з назвою відділу.

ІІ. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ'ЯЗКИ

  Основними завданнями та обов'язками загального відділу є:

          2.1. Організація єдиного порядку документування у виконкомі районної у місті ради, його структурних підрозділах відповідно до стандартів,  з використанням комп'ютерної техніки.
         2.2. Реалізація державної політики, спрямованої на дотримання конституційного права громадян на звернення.
        2.3. Організація роботи сектору  "Служба надання послуг в режимі "єдиного вікна" загального відділу виконкому районної у місті ради".
         2.4. Забезпечення тимчасового та довготривалого зберігання архівних документів, що створюються в процесі діяльності районної у місті ради та її виконкому.
         2.6. Організація діловодства районної у місті ради та її виконавчого комітету, забезпечення контролю за організацією діловодства у структурних підрозділах виконкому районної у місті ради.
         2.7. Здійснення контролю за своєчасним розглядом та проходженням документів у виконкомі.
        2.8. Забезпечення впровадження та контролю дотримання структурними підрозділами виконкому вимог Інструкції з діловодства в органах місцевого самоврядування, регламентів та національних стандартів.
        2.9. Проведення перевірок стану діловодства у структурних підрозділах виконкому, на підприємствах, в установах, організаціях району.
       2.10. Забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу.
       2.11. Забезпечення організаційно-технічної підготовки проведення сесій районної у місті ради, засідань виконкому районної у місті ради.
         2.12. Оформлення протоколів сесій районної у місті ради та засідань її виконкому.
         2.13. Розроблення і впровадження зведеної номенклатури справ  виконкому районної у місті ради.
      2.14. Проведення попередньої експертизи цінності документів Національного архівного фонду, документів довготривалого та тимчасового термінів зберігання та забезпечення їх збереження, видача архівних копій документів.
         2.15. Забезпечення друкування і тиражування рішень районної у місті ради, виконавчого комітету, розпоряджень голови районної у місті ради, інших службових документів.
      2.16. Підготовка довідок, звітів, інформацій з питань діловодства, контролю за виконанням службових документів, звернень громадян, надання послуг.
      2.17. Здійснення обліку зберігання і правильного використання вхідних і вихідних документів, що мають гриф обмеженого доступу "Для службового користування".
          2.18. Організація та забезпечення проведення керівництвом виконкому міської ради та районної у місті ради особистого прийому громадян у виконкомі та за місцем їх проживання, контроль за своєчасним виконанням звернень.
        2.19. Забезпечення цільового використання та зберігання печаток і штампів виконкому районної у місті ради та загального відділу.
       2.20. Здійснення організації роботи по прийому документів щодо надання послуг, контролю за їх виконанням та видачею сектором "Служба надання послуг в режимі "єдиного вікна" загального відділу виконкому районної у місті ради.
          2.21. Здійснення обробки персональних даних фізичних осіб в базах персональних даних районної у місті ради та їх захист від незаконної обробки та незаконного доступу до них з питань повноважень відділу

 ІІІ.  П Р А В А

  Загальний відділ має право:

          3.1. Брати участь у засіданнях сесій районної у місті ради та її виконкому, нарадах та семінарах.

         3.2. Повертати структурним підрозділам проекти рішень і розпоряджень, службово-розпорядчі документи, відповіді на звернення громадян, подані з порушенням вимог Інструкції з діловодства та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, вимагати їх доопрацювання.

         3.3. Отримувати від структурних підрозділів виконкому відомості, які необхідні для вдосконалення форм та методів роботи з документами, зверненнями громадян, надання послуг.

         3.4. Порушувати перед керівництвом виконкому питання щодо призначення службових розслідувань за фактами порушень Інструкції з діловодства та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

         3.5. Вносити пропозиції по удосконаленню форм і методів роботи по наданню послуг, покращення діловодства, організації роботи зі зверненнями громадян.

 

ІV. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

 Загальний відділ несе відповідальність за:

         4.1. Невчасне і неналежне виконання покладених на відділ завдань і функцій.

         4.2. Недотримання вимог чинного законодавства та внутрішніх організаційно-нормативних документів при здійсненні функцій, покладених на відділ.

         4.3. Незадовільне утримання збереження майна та оргтехніки, яка є у відділі.

V. КВАЛІФІКАЦІЙНІ  ВИМОГИ

     5.1. Прийом на роботу працівників відділу здійснюється відповідно до Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування" за розпорядженням голови районної у місті ради чи іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

        5.2. На посади працівників загального відділу затверджуються особи, які мають повну вищу освіту відповідного професійного спрямування за освітньої-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста та стаж роботи за фахом на службі в органах місцевого самоврядування або державній службі не менше одного року чи стаж роботи за фахом в інших сферах управління не менше 3-х років.